就活でのお礼(大学院生)

 

 

 

就活でのお礼メール、お礼手紙ってどうしてんの?大学院生の就活で悩むことの一つは作法。研究職のインターンや選考が終わった後、注意すべきことはあるのか。インターン後、選考後(面接後、一次面接、二次面接、技術面接、最終面接)どうすんの?内容で気をつけることあるの?そんな疑問に大手企業の研究職に内定を5つ貰った私が答えます。

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まず、メールか手紙どちらにするか。お世話になった量で決まります。インターンシップで二日間ぐらいなら手紙。面接などの1時間で終わる選考や座談会などではメールでいいと思います。大手の場合、マイページしか連絡手段がないことも多い。そういう時は、マイページのお問い合わせで、メールと同様の手法で言うのもありだと思います。(受ける就活生も多いので、内容はかなり端的に分かりやすく。でないと、読まれることはない。)手紙の場合は、採用担当に送っていました。

 

 

 

メール編

 

1. 件名は分かりやすく

これは当たり前ですね。あとは、自分の名前や所属を書くと良い。

2. 本文の初めは、誰に送るか(企業名と担当部署や名前)

○○株式会社、株式会社○○の二つがあるので、きちんと確認が必要。担当部署は基本的には採用担当。人は複数の場合が多いので、部署で終わる場合がほとんど。教授推薦の場合は、リクルーターの名前を書くと思うが、漢字ミスに気をつけて。

3. 挨拶の後。自分の所属。そして名前。

何事もまずは、挨拶がマナー。「お世話になっております。お久しぶりです。こんにちは。こんばんは。」など簡単な挨拶をしましょう。「おつかれさまです」はNGです。(社員の方がこっちは仕事しとんやーってなる)

そして、所属と名前を名乗ります。

4. 本文(メールの内容をまず書く)

まずは、どういう内容のメールかをまとめている文を簡単に書く。お礼なのか、質問なのか。相手は1日に何通も見ないといけないので、一文目で、メールの内容を伝えることがマナーです。

そのあとやっと、より詳しい内容を書きます。ここでもだらだら書くのではなく、簡単に書きます。

5.締めの言葉

最後にメールの内容が終わったことを伝えます。定型文があると思います。「今後ともよろしくお願いします。今後の選考でお会いした時はよろしくお願いいたします。」などと、時と場合によって変わりますが、基本同じで良い。メールの終了がわかれば良い。

6. 署名

これは忘れがち。署名には、所属、名前、住所、電話番号、メールアドレスを記載するのが一般的だと思います。

 

さらに、就活プラス

基礎的なメールの仕方は、ご存知かもしれません。それに自分と相手しか、知らない内容を加えれば、完璧です。例えば、面接官の名前や話の内容、見た物、体験したこと、質問したことに対する答え」を書く。他にも、色々あると思います。大事なのは、「相手に興味を持っていてると示せるか」です。本気でその企業に入りたいと思ったら、お礼メールも凝って書くべきです。(書きすぎはNG)

 

こちらは、ある一次面接で、送信しようとしていたメールの例・テンプレートです。

 

【件名】本日(○月◯日)の一次面接のお礼/◯◯大学 ○◯◯○

 

【本文】

 

○○株式会社

人事部 ○○様

 

お世話になっております。

○○大学○○学部○○学科の○◯◯◯でございます。

 

本日は貴社の一次面接に参加させていただき、
誠にありがとうございました。

私からの質問にも丁寧に詳しくお答えいただき、深く感謝しております。

具体的な業務内容だけでなく、業務を行う際の気持ちも伺うことができ、入社後のイメージができ、入社意欲が一層強まりました。

特に、○○様が、「研究をする際は、〜だけではなく、〜が大事だ」と仰っていたことに、深く共感いたしました。

貴社への理解をさらに深めて参りたいと思います。

 

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

 

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○○大学○○学部○○学科

○○○研究室
○◯ ◯◯
〒XXX-XXXX  (研究室の住所でも良い)
○○県○○市○○町○ー○ー○
電話:xxx-xxxx-xxxx
Mail:*************@***.jp
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手紙編

こちらは手書きなので、結構大変。送料もかかるし、相手側も受け取る必要があるので、かなりお世話になった時に送る必殺技。研究職の場合は、長期インターンで、実際に研究や実験をさせてもらったり、研究所・工場見学をさせていただけた時に書く。また、内定者懇親会や内定式の後でも書いても良い。(メールでも可)

 

書き方は、少し難しい。

1. 頭語

拝啓などの言葉を書く。

2. 時候の挨拶

会社に送るので、年中問わず書ける「貴社におかれましてはますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。」が無難。

3. 本文

こちらは、メールと同じような書き方で良い。ただし、内容量がメールより多いので、詳しく書く必要がある。

4. 日付、名前、宛名

これを書いて、締めです。

 

この流れは、メールとほぼ同じです。しかし、書く際、一行あけたり、一マスあけたりと、少し難しく感じると思います。なので、実際のサンプル・テンプレートと比較しながら、書くと良いでしょう。

また、手紙の際、注意すべきは、封筒に入れて郵送する時に発生するマナーです。封筒に入れるだけでは、不十分で、添え状を用意し、手紙と一緒に透明なクリアファイルに入れます。そのクリアファイルを封筒に包み、郵送します。よく忘れがちなので、気をつけましょう。この仕方は、履歴書を郵送する場合も同じなので、添え状とクリアファイル!と頭に叩き込みましょう。